Wie wähle ich eine Telefonanlage für das Büro aus und wie installiere ich sie?

2024 Autor: Henry Conors | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-02-12 05:35

Mini-PBX ist aus keinem modernen Büro eines Unternehmens mehr wegzudenken. Schließlich ist dieses Gerät für die Organisation einer hochwertigen Gegensprechanlage und die rationelle Nutzung städtischer Telefonleitungen verantwortlich. Heute gehört der Kampf zwischen Büroangestellten um das Recht, von der einzig verfügbaren Nummer aus anzurufen, der Vergangenheit an. Heutzutage wird dieses Problem durch die Verwendung von externen und internen Leitungen gelöst. Die Anzahl der Festnetznummern muss nicht erhöht werden. Wie wählt man eine Telefonanlage für das Büro aus und wie installiert man sie? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in diesem Artikel.

Was ist eine Telefonanlage?

Office PBX ist eine kleine automatische Telefonzentrale. Es wurde entwickelt, um eine kleine Anzahl von Stadtnummern zu bedienen. Mit einem solchen Gerät kann es sich ein Unternehmen leisten, nicht für jede verwendete Nummer eine separate Leitung zuzuweisen. Dies führt zu einer Reduzierung der Gesprächskosten.

Mini PBX konzentriert die Last auf der Leitung. Aufgrund der Tatsache, dass jeder von ihnen mehr als verwendet wirdintensiv, das Unternehmen kann einen Teil der Festnetznummern ablehnen oder mit ihrem Defizit das normale Funktionieren des Unternehmens sicherstellen.

Das Funktionsprinzip einer Mini-PBX für das Büro ähnelt dem Betrieb von Mehrkanal-Sprechstellen, die von Telefonisten betrieben werden. Der Unterschied liegt nur in der Anzahl der bedienten Zimmer. Bei einer Büroinstallation ist diese Zahl deutlich geringer. Auch eine Mini-TK-Anlage zeichnet sich durch eine Aufteilung in interne und externe Leitungen aus.

Wie wähle ich eine Telefonanlage für das Büro aus? Lesen Sie weiter unten mehr darüber.

Wie wähle ich eine Telefonanlage aus?

Um beim Kauf einer Mini-TK-Anlage die richtige Wahl zu treffen, müssen Sie sich für die Eingabedaten entscheiden und die gewünschten Kriterien angeben.

Eingabedaten sind die Anzahl verfügbarer Festnetzanschlüsse und die gewünschte Anzahl funktionierender Nebenstellen. Die Standardverteilung ist wie folgt: Jede Stadtlinie entspricht 3-4 internen. In jedem Fall wird empfohlen, sich bei der Bestimmung der Anzahl der bedienten Nummern an einen Mini-PBX-Installationsspezialisten für das Büro zu wenden. Die kleinste Kapazität eines solchen Geräts sind 3 Festnetzanschlüsse und 8 Nebenstellen.

Es ist zu klären, ob nach der Installation einer Büro-Mini-TK-Anlage freie externe und interne Kanäle vorhanden sind. Eine solche Reserve sollte nicht groß sein, aber wenn sie vollständig fehlt, können in naher Zukunft eine Reihe von Problemen auftreten. Wir dürfen interne Leitungen für Fax und Modem nicht vergessen.

Auch für den Hersteller sollten Sie sich entscheiden. Die beliebtesten Firmen, die Mini-Telefonanlagen für das Büro herstellen, sindPanasonic und LG.

Es gibt eine Reihe wichtiger Fragen, die einfach mit einem Spezialisten für PBX-Anschlüsse besprochen werden müssen:

• das Vorhandensein eines eingebauten Adapters für die Möglichkeit, eine Batterie mit unterbrechungsfreier Stromversorgung anzuschließen;
• die Notwendigkeit eines Anschlusses, um einen Computer anzuschließen, der die Verhandlungsprotokolle speichert;
• die Fähigkeit, den Lastverteilungsmodus gleichmäßig auf jeder der Stadtlinien einzustellen.

Jetzt wissen Sie, wie man eine Telefonanlage für das Büro auswählt. Es ist an der Zeit, sich die Hauptfunktionen dieses Geräts genauer anzusehen.

Schlüsselfunktionen der Telefonanlage

Office PBX hat folgende Hauptfunktionen:

• Rufumleitung. Diese Funktion ist unabhängig von der Art der Unternehmenstätigkeit am beliebtesten. Damit können Sie einen eingehenden Anruf an ein Fax oder an einen bestimmten Mitarbeiter des Unternehmens weiterleiten. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende Nebenstellennummer am eigenen Telefon und legen Sie auf. Die externe Partei hört die Melodie, bis eine neue Verbindung hergestellt wird. Ist ein bestimmter Mitarbeiter nicht anwesend oder besetzt, wird der externe Anruf wieder auf das Systemtelefon zurückgeführt.
• "Anruf abfangen". Diese Funktion ist erforderlich, wenn einer der Mitarbeiter zu einem anderen Desktop ging und zu diesem Zeitpunkt sein Telefon klingelte. Die Telefonanlage für das Büro ermöglicht es diesem Mitarbeiter, den Anruf anzunehmen, selbst wenn er sich im Umkreis bewegt. Dazu muss der Mitarbeiter auf einem der Geräte eine bestimmte Zahlenkombination wählen.



• Während eines Anrufs einen Anruf erh alten. Wenn während eines Gesprächs ein Parallelruf eingeht, ertönt ein bestimmtes Signal im Hörer. Durch Wählen eines einfachen Codes können Sie diesen Anruf entgegennehmen.
• Verbindung bestellen. Bei erfolglosen Versuchen, eine Festnetznummer anzurufen, die ständig besetzt ist, müssen Sie einen speziellen Code wählen. Die Mini-TK-Anlage meldet, dass die gewünschte Leitung frei ist, und die Verbindung wird automatisch aufgebaut.
• "Folge mir." Mit dieser Funktion können Sie an beliebige Nebenstellen innerhalb des Bürobereichs weiterleiten. So ist der Mitarbeiter zwar nicht am Arbeitsplatz, aber alle eingehenden Anrufe werden von ihm entgegengenommen.
• Telefonkonferenz. Mit dieser Funktion können Sie einem Telefongespräch einen oder mehrere weitere Teilnehmer hinzufügen. Konferenzteilnehmer können intern oder extern sein.
• Verbindung zu einem Gespräch herstellen. Dank dieser Funktion kann sich der Manager jederzeit mit jedem der Untergebenen verbinden, auch wenn gerade ein Telefongespräch geführt wird. Nur ein Teilnehmer mit der entsprechenden Prioritätsstufe kann dem Gespräch beitreten. Dieser Vorgang wird von einem Tonsignal begleitet. Entsprechende Prioritätsstufen werden während der Installation und Konfiguration der TK-Anlage zugewiesen.

PBX-Zusatzfunktionen

Zusätzlich zu den Grundfunktionen, über die Büro-TK-Anlagen standardmäßig verfügen, gibt es eine Reihe von Zusatzfunktionen, die im Einzelfall nützlich sind. Einige davon werden im Folgenden beschrieben.

Wenn das Sekretariat, das Anrufe am eigenen Telefon entgegennimmt, besetzt ist, kann der eingehende Anruf in die Warteschlange gestellt werden. In diesem Fall hört der externe Teilnehmer keine Sign altöne, sondern eine Sprachnachricht, die Sie selbst erstellen können. Dies kann entweder eine Werbebotschaft oder eine einfache Bitte sein, in der Leitung zu bleiben.

Eine weitere Möglichkeit, das Sekretariat ein wenig zu entlasten, besteht darin, externen Teilnehmern zu ermöglichen, die gewünschte interne Rufnummer eines bestimmten Mitarbeiters der Firma selbstständig anzuwählen.

Durch die Verwendung von Sprachprozessoren können Sie jeder Nebenstelle einen Anrufbeantworter zur Verfügung stellen. Darüber hinaus ermöglicht diese Voicemail die Bearbeitung eingehender Anrufe ohne die Beteiligung von Operatoren.

Um festzustellen, welcher Mitarbeiter welche Fern- oder Auslandsgespräche geführt hat, können Sie jedem Mitarbeiter einen persönlichen Code geben, mit dem er die Fernkommunikation nutzen kann. Wenn der Mitarbeiter keine speziellen Nummern hat, kann er die gebührenpflichtige Leitung nicht anrufen.

Im Folgenden werden sowohl Standard- als auch moderne Büro-PBX-Typen beschrieben.

Analoge TK-Anlagen

Analoge Mini-TK-Anlagen können verwendet werden, wenn die Anzahl der internen Teilnehmer nicht mehr als fünfzig beträgt und keine hohen Anforderungen an die Funktionalität des Telefonnetzes gestellt werden.

Solche Geräte wandeln Sprache in ein gepulstes oder kontinuierliches elektrisches Signal um, dessen Amplitude variiert. Für heuteTag können analoge Mini-Telefonanlagen bis zu 46 Ports bedienen.

Der Hauptvorteil solcher Geräte sind die niedrigeren Kosten im Vergleich zu digitalen Geräten mit der gleichen Kapazität. Der Nachteil von analogen TK-Anlagen ist eine geringe Anzahl von Servicefunktionen.

Digitale Telefonanlagen

Digitale Mini-Telefonanlagen ermöglichen die Bedienung von mehr als 50 Ports. Solche Geräte wandeln Sprache mithilfe des PCM-Verfahrens in binäre Impulsströme um.

Digitale Telefonanlagen sind teurer als analoge. Dank dessen verfügt ein solches Gerät jedoch über eine Vielzahl von Servicefunktionen. Außerdem lassen sich diese TK-Anlagen viel einfacher in Büros installieren.

Drahtlose Telefonanlagen

Drahtlose Mini-Telefonanlagen für das Büro bieten Mobilität für Mitarbeiter und benötigen keine Kabel. Bei der Verwendung eines solchen Geräts haben die Arbeiter Funktelefone, mit denen sie sich im gesamten Umkreis bewegen können.

WLAN ist im Gegensatz zu Mobilfunk kostenlos. Die Kapazität solcher Mini-Telefonzentralen kann problemlos erhöht werden. Für den Betrieb dieser Verbindung sind keine Genehmigungen erforderlich.

Im Gegensatz zu kabelgebundenen Telefonen sind Radios vor Abhören und geheimen Verbindungen geschützt. Die Tonqualität bei der Verwendung von drahtlosen Telefonanlagen wird als hoch bezeichnet.

Virtuelle TK-Anlagen

Virtual PBX für das Büro ist ein Produkt der neuesten Technologie. Es befindet sich auf dem Server des Internetbetreibers, erfordert keinen Kaufzusätzliches Equipment und funktioniert auf Basis des im Büro vorhandenen Netzwerks.

Bei Verwendung solcher Geräte werden die Kommunikationskosten auf ein Minimum reduziert. Bei Bedarf ist die Kapazitätserweiterung dieser Mini-TK-Anlage sehr schnell erledigt.

Wenn das Büro seinen Standort geändert hat, müssen bestehende Telefonnummern nicht geändert werden. Auch für die Installation und den Anschluss einer solchen Mini-PBX müssen keine Spezialisten hinzugezogen werden – die gesamte Steuerung erfolgt über das Internet.

Telefonanlage mit GSM

GSM-Mini-PBX für das Büro wurde entwickelt, um die Telefonkommunikation an Orten zu organisieren, an denen keine Möglichkeit einer regulären Leitung besteht, aber ein Signal von einem Mobilfunkanbieter vorhanden ist.

GSM-Gateway hilft, die Anzahl der externen Leitungen zu erhöhen und gleichzeitig die Bürokosten für die mobile Kommunikation zu senken. Die Installation ist in jedem Gebäude, jeder Stadt oder jedem Land möglich, in dem Ihr IP-Netzwerk verfügbar sein wird. PBX für das Büro, das solche Geräte verwendet, bietet die Möglichkeit, so viele Mobiltelefongespräche wie möglich mit Internetz- oder Firmentarifen zu tätigen, wenn diese niedriger sind als die üblichen Gesprächskosten.

PBX Installation

Die Installation einer Mini-PBX für das Büro umfasst Design und Ausstattung. Wenn Sie sich die Meinung eines Spezialisten zum Anschluss solcher Geräte anhören, müssen Sie die für Sie relevantesten Optionen und die erforderliche Kapazität der Telefonzentrale ermitteln.

Die nächste Phase der Installation ist die Installation der Ausrüstung. Normalerweise ist esbefindet sich in einem speziellen Schrank. Danach werden externe und interne Ports verbunden, alle Kabel gekreuzt und markiert und die Erstprüfung des Systems durchgeführt.

Der nächste Schritt ist die Programmierung und Einrichtung einer Mini-Telefonanlage. Dieser Prozess ist für einen bestimmten Kunden rein individuell, da die Wünsche und Anforderungen bei jedem anders sind.

Befinden sich die Büros des Unternehmens in mehreren Gebäuden, sollte jedes von ihnen eine eigene Mini-PBX installieren, die über eine digitale oder analoge Verbindungsleitung miteinander interagieren. Typischerweise wird ein im Sekretariat installiertes Systemtelefon verwendet. Der Rest des Personals sollte mit herkömmlichen Geräten versorgt werden. Sollte es erforderlich sein, alle Mitarbeiter mit Systemtelefonen auszustatten, müssen Sie zusätzliche Systemkarten für die TK-Anlage erwerben, was zusätzliche Kosten verursacht.

Schlussfolgerung

Mini-PBX für das Büro ist ein spezielles Gerät zur gleichmäßigen Lastverteilung zwischen den Telefonanschlüssen der Teilnehmer. Die Verwendung solcher Geräte ermöglicht es Ihnen, eingehende Anrufe an ein beliebiges Kommunikationsgerät weiterzuleiten, weiterzuleiten und den Standby-Modus einzustellen. Mit diesem modernen Gerät können Sie die Arbeit des Unternehmens effektiv organisieren und die Kosten für die Telefonkommunikation senken. Der Artikel beschreibt, wie man eine Telefonanlage für das Büro auswählt und wie man sie installiert.