Das Sitzungsprotokoll ist ein Dokument, das alle wichtigen Entscheidungen dieser Veranst altung widerspiegelt. Seine sowohl im Sinn als auch in der Ausführung fehlerhafte Formulierung kann dazu führen, dass er von den Teilnehmern der Sitzung angefochten wird. Darüber hinaus besteht die potenzielle Gefahr, falsche Managemententscheidungen zu treffen, wenn das Protokoll der Produktionsbesprechung verzerrte Informationen enthält. Eine Reihe einfacher Empfehlungen hilft Ihnen dabei, es richtig zu arrangieren.
Der Text dieses Dokuments besteht normalerweise aus zwei Teilen: Einleitung und Hauptteil. Das Protokoll der Sitzung (der ersten Hälfte) enthält eine Beschreibung der wichtigsten Parameter der Veranst altung: Positionen, vollständiger Name. Mitglieder, Vorsitzender und Schriftführer. Wenn einer der Anwesenden einen besonderen Status hat (eingeladen, Experte, Beobachter usw.), wird dies ebenfalls im Dokument vermerkt. Wenn viele Personen an der Besprechung teilgenommen haben, kann das Protokoll der Besprechung Daten über sie enth altenein separates Blatt, das ein untrennbarer Anhang des Dokuments ist. Der einleitende Teil endet mit der Tagesordnung, die eine Liste der zu behandelnden Themen enthält. Es ist wünschenswert, sie nach Wichtigkeit zu ordnen, aber andere Faktoren können den Platz in der Liste der Fragen beeinflussen. Beispielsweise kann die Struktur der Tagesordnung von der logischen Beziehung eines Teils ihrer Themen oder der Beschäftigung der an der Veranst altung teilnehmenden Personen abhängen. Das Dokument selbst wird auf dem Briefkopf der Organisation (ihrer Abteilung) erstellt, es muss angegeben werden, wann das Treffen stattgefunden hat.
Das Sitzungsprotokoll im Hauptteil muss mit dem Einführungsteil übereinstimmen. Insbesondere sollen die Gegenstände in derselben Reihenfolge wie in der Tagesordnung aufgeführt werden. Der Algorithmus zur Erstellung eines Textes, der Informationen zu jedem Tagesordnungspunkt festhält, lautet wie folgt: „zugehört“, „gesprochen“, „entschieden“. Die Hauptregel beim Schreiben dieses Teils des Protokolls ist, dass es nicht zu einer Art Transkript werden sollte.
Insbesondere der Unterabsatz "zugehört" beschreibt, wer der Hauptredner zu diesem Thema war und was er am Ende seiner Rede vorschlug. Laut den Rednern wird auch angegeben, wer gesagt hat, was er vorgeschlagen hat. Der Beschluss legt die endgültige Position der Mehrheit der Sitzungsteilnehmer fest. Wenn er durch Abstimmung angenommen wurde, dann wird angegeben, wie viele Personen dafür waren, wie viele dagegen waren, sowie die Anzahl der Enth altungen. Je nach Wichtigkeit der besprochenen Themen kann der vollständige Name aufgeführt werden. Menschen, die die eine oder andere Position eingenommen haben.
Das Sitzungsprotokoll wird vom Schriftführer erstellt, das Dokument selbst wird vom Testamentsvollstrecker und dem Vorsitzenden der Sitzung unterzeichnet. Informationsquelle für die Erstellung sind handschriftliche Entwürfe, Aufnahmen mit einem Diktiergerät, Transkripte. Wenn die Lösung von während der Sitzung festgestellten Fragen die Befugnis eines höheren Beamten erfordert, der an der Sitzung nicht teilgenommen hat, kann zusätzlich die Genehmigung von Entscheidungen durch diesen Leiter bereitgestellt werden. Ein unterzeichnetes und registriertes Protokoll kann als einzelnes Dokument oder in Auszügen an Beamte gesendet werden, die nur von einem Teil der Fragen abgedeckt werden.
