Das Wort Protokoll ist in aller Munde. Büroangestellte hören es regelmäßig bei Besprechungen, Polizisten nutzen es in ihrer beruflichen Tätigkeit, und Staatsoberhäupter und Diplomaten werden gezwungen, sich an die von ihm diktierten Regeln zu h alten. Was ist ein Protokoll? Wir werden es unten herausfinden.
Bedeutung des Protokolls
Wie viele andere Begriffe hat auch dieses Wort mehrere Bedeutungen. Es kommt ganz darauf an, in welchem Tätigkeitsfeld das gewünschte Konzept zum Einsatz kommt. Schauen wir uns also die häufigsten Situationen an, in denen es üblich ist, über das Protokoll zu sprechen.
Wenn es um das Geschäftsumfeld geht, ist das Protokoll ein Dokument, das das stattfindende Ereignis beschreibt (Sitzung, Sitzung, Vorstand usw.).
Wir haben oben schon von der Polizei gesprochen, die auch oft ein ähnliches Dokument erstellt. In diesem Fall ist die Feststellung der Tatsache eines Verbrechens oder Vergehens impliziert.
Im internationalen Format ist das Protokoll eine Reihe von Regeln, die bei offiziellen Treffen zwischen Regierungsbeamten sowie diplomatischen Persönlichkeiten befolgt werden sollten. Zum Beispiel gibt es ein Protokoll der Sitzungen der LeiterBundesstaaten oder einen Besuch beim Präsidenten.
In diesem Artikel konzentrieren wir uns jedoch auf das Konzept der Geschäftsprotokolle.
Besprechungsminuten
Business Meetings sind ein integraler Bestandteil aller Prozesse in einem Geschäftsumfeld. Sie können offiziell unter Berücksichtigung der festgesetzten Zeit und nur im Büro stattfinden. Auch informelle Geschäftstermine sind sehr beliebt. Im zweiten Fall können Sie auf die Protokollbestätigung des Gesprächs verzichten. Wenn das Treffen offiziell ist, muss es in Übereinstimmung mit allen Regeln schriftlich abgeh alten werden.
Das Protokoll wird vom Sekretär oder einer anderen Person mit entsprechender Befugnis geführt. Um mit dem Gesprächsfluss Schritt zu h alten, versuchen Sie, eine grobe Liste der Themen zu erstellen, die bei dem Treffen besprochen werden. Sinnvoll wäre auch ein Diktiergerät, um die Details nicht zu verpassen, denn das Protokoll ist eine sehr detaillierte Beschreibung eines Geschäftsvorfalls.
Die Namen der Anwesenden und der Abwesenden sollten notiert werden. Sie können sich selbst Notizen über den Aufenth altsort aller Personen machen, die zu dem Treffen gekommen sind, um die Urheberschaft bestimmter Wörter fehlerfrei anzugeben.
Zu Beginn jedes Treffens wird die Reihenfolge festgelegt, in der die Fragen behandelt werden, achten Sie darauf, diese wörtlich zu notieren.
Falls es bei der Versammlung eine Abstimmung gegeben hat, geben Sie das Ergebnis an (wie viele Personen haben „dafür“und wie viele „dagegen“gestimmt). Falls nur wenige Personen an der Versammlung teilgenommen haben, haben Sie die Möglichkeit, auch die Vor- und Nachnamen aller Stimmberechtigten zu markieren.
Zögere nichtdas Protokollieren auf Sparflamme, denn in dieser Zeit kann man die Details des Meetings vergessen.
Verhandlungsprotokoll
Verhandlungen unterscheiden sich von einem normalen Geschäftstreffen dadurch, dass sie normalerweise ein oder mehrere Themen besprechen, die für beide Seiten eine große Rolle spielen. In diesem Fall ist das Protokoll eine Gelegenheit, alle Nuancen des Gesprächs und die Anforderungen der Parteien aufzuzeichnen. Das zu behandelnde Thema wird nicht immer sofort nach den ersten Verhandlungen gelöst, daher benötigen die Direktoren oder andere Mitarbeiter Zeit und vollständige Informationen über das Meeting.
Das Verhandlungsprotokoll wird nach dem gleichen Prinzip erstellt wie jedes Geschäftsdokument.
Es ist notwendig, das Datum des beschriebenen Ereignisses, die Dokumentennummer und die vollständige Version des Titels anzugeben. Darauf folgt eine Einleitung, die notwendigerweise die Liste der Anwesenden und die Hauptdiskussionspunkte angibt.
Im Hauptteil sind die Informationen meist in drei Teile gegliedert: „Listened“, „Speaked“, „Decided“. In der Vollversion des Protokolls werden die Worte aller Redner wörtlich zitiert, teilweise wird auch ein Auszug aus dem Protokoll herausgegeben, der einen Teil davon dupliziert.
