Der Workflow wird als die Regeln verstanden, nach denen signierte Lösungen innerhalb eines Unternehmens oder einer Institution von dem Moment an gefördert werden, an dem sie in die Archivierung eingehen. Grundlage dieses Konzeptes ist der Eingang eines Dokuments, dessen Prüfung, Übergabe an die Organe, organisatorische Maßnahmen zur Durchführung, Beglaubigung, Durchführung, Aufbewahrung.
Dies ist ein Prozess, der die Instanzen der Bewegung des Dokuments zusammen mit der Geschwindigkeit seiner Bewegung durch diese Instanzen berücksichtigt. Der Dokumentenfluss ist ein Prozess, der mit der Informationstätigkeit des Verw altungsapparates korreliert werden muss, mit der Dokumentation jeder einzelnen Entscheidung, der Speicherung neu eingegangener Dokumente.
Eine große Anzahl von Mängeln in der Tätigkeit vieler Verw altungsapparate hängt gerade mit der schlechten Organisation des Dokumentenverkehrs zusammen. Beispielsweise sollte der Umlaufprozess eines Managemententscheidungsdokuments drei obligatorische Komponenten umfassen:
- Informationsunterstützung für die zu treffende Entscheidung (dazu gehören verlässliche Informationen,Bestätigung der Richtigkeit der Entscheidung);
- Dokumentation der Entscheidung selbst (regulatorisches Dokument);
- Kontrolle über die Durchführung (dazu gehören die Organisation der vorgeschlagenen Arbeiten, Methoden zur Erledigung der Aufgabe, Einh altung von Bedingungen und Fristen).
Wie aus dem obigen Beispiel ersichtlich ist, ist der Arbeitsablauf die Sammlung von Informationen, auf deren Grundlage eine Verw altungsentscheidung erlassen wird; Vorbereitung der Entscheidung selbst, einschließlich Redaktion, Abstimmung, Ausarbeitung bis zur Genehmigung. Alle oben genannten Phasen erfordern die Bewegung des Dokuments nicht nur zwischen strukturellen Abteilungen des Unternehmens, sondern auch zwischen Ausführenden, von Technikern, Spezialisten bis hin zu Managern. Die Schlussfolgerung aus diesem Beispiel lautet wie folgt: Je höher die Bewegungsgeschwindigkeit des Dokuments, desto höher die Qualität seiner Ausführung in jeder einzelnen Phase, desto besser der Prozess der Verw altung des Unternehmens als Ganzes.
Der Begriff selbst tauchte bereits in den 1920er Jahren in der Literatur auf. Dann wurde angenommen, dass der Arbeitsablauf die Organisation der Arbeit ist, die auf den rationalen Aufbau des Staatsapparats als Ganzes abzielt, die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Darstellern und Diensten. 1931 unternahm das Institut für Betriebstechnik den ersten Versuch, einheitliche Grundsätze der Büroarbeitsorganisation zu regeln. Es wurden Regeln festgelegt, nach denen die Annahme und Zustellung von Dokumenten zu erfolgen hat, die Ausführungsregeln und die Unterschriftsregelung. Die folgenden Phasen der wirtschaftlichen Entwicklung erhielten eine gesetzliche Regelung eines solchen Konzepts wieBürotätigkeiten, wobei der Schwerpunkt auf einzelnen technischen Tätigkeiten lag. Das Dokumentenverw altungsprogramm wurde in diesen Rechtsakten nicht erwähnt, obwohl es eigentlich nur um die Organisation des Dokumententransports ging. Ab 1974 wurde das Hauptdokument unterzeichnet, das den gesamten Prozess des Dokumentenmanagements regelt, der bis heute gültig ist.
Dieses Gesetz heißt "Unified State Records Management System" (USSD), dessen Absätze der Organisation des Dokumentenverkehrs, den technologischen Methoden ihrer Verarbeitung und den Anwendungsregeln gewidmet sind. Diese Sammlung formuliert die Grundregel: „Dokumentenfluss ist die betriebliche Bewegung eines Dokuments auf dem kürzesten Weg, einschließlich des minimalen Zeit- und Arbeitsaufwands.“Nur durch die Anwendung der anerkannten Regel in der Praxis kann man sich darauf verlassen, das Leben der Bevölkerung des Landes und das Wachstum der Wirtschaft des Staates zu verbessern.
Um diese Ziele zu erreichen, braucht es kluge, disziplinierte und verantwortungsbewusste Führungskräfte, für die die Einführung eines Workflows auf Basis der USSD Ehren- und Gewissenssache sein wird.
